Program Kasir

Software POS (Point of Sale)

Version Pro

Posted by admin On January - 3 - 2009

epm_v3_logo

Easy Pos Manager adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk menangani proses yang terjadi dalam sebuah industri retail seperti manajemen pembelian, penjualan, supplier, customer, hutang piutang dan lain sebagainya. Output dari aplikasi ini adalah informasi yang dapat dijadikan pijakan untuk pengembangan industri retail yang lebih baik.

Keuntungan-keuntungan yang didapat dalam penggunaan Easy pos Manager ini dijelaskan sebagai berikut:

Penggunaan Database Server
Pada sistem-sistem retail yang terdahulu, terutama yang berjalan pada system operasi DOS, database yang biasa dipakai adalah database desktop atau file-based database. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, penggunaan file-based database telah ditinggalkan dan digantikan oleh system database server yang lebih handal.

Sebagai default Easy pos Manager menggunakan Adaptive Server Anywhere sebagai Database Servernya. Selain Adaptive Server Anywhere, Easy pos Manager juga dapat menggunakan MS SQL sebagai database server.

Perbedaan dari keduanya terletak dari provider database server tersebut. MS SQL adalah produk dari Microsoft sedangkan Adaptive Server Anywhere diproduksi oleh Sybase. Adaptive Server Anywhere milik Sybase ditujukan untuk perusahaan kecil yang menggunakan komputer dalam jaringan yang kurang dari 10 client LAN dan memiliki transaksi bulanan dengan omzet kurang lebih 30 juta rupiah. Untuk perusahaan dengan skala yang lebih dari itu disarankan menggunakan MS SQL Server sebagai database server.

Database server sebagai pengganti file-based database mempunyai berbagai keunggulan sebagai berikut:

a. Client/Server Technology
Tidak seperti file-based database yang menggunakan sharing file (penggunaan file secara bersama-sama) untuk mengaplikasikan multi user, database server menggunakan pendekatan client-server dimana semua user yang akan mengakses database terkoneksi dan berkomunikasi dengan database server. Semua permintaan dari user akan diatur dan diolah oleh database server secara bergantian maupun bersamaan.

File-file data yang disimpan dan diatur oleh database server tidak diakses secara langsung oleh user. Hal ini merupakan penerapan dari Security yang dimiliki oleh database server.

b. Security
Karena semua komunikasi harus melalui server, maka pengaturan hak akses dapat dilakukan pada level server. Hak akses akan menentukan siapa saja yang dapat mengakses database dan mengolah data didalamnya. Tanpa adanya hak akses ini seorang user tidak bisa untuk megakses sebuah database.

Karena user diatur pada level server dan tidak mempunyai akses langsung ke file-file data, maka kemungkinan seorang user yang tidak berwenang untuk mengcopy file data dapat dihindari.

c. Data Integrity
Pada system dengan file-based database, bila sebuah komputer crash, hang atau reboot karena sesuatu hal, ada kemungkinan besar file data akan rusak atau hilang. Hal ini dapat disamakan bila kita sedang membuka aplikasi pengola kata, dimana ada kemungkinan dokumen yang sedang dibuka dan diedit menjadi rusak atau hilang bila komputer crash, hang atau reboot. Problem ini akan semakin tampak seiring dengan bertambah besarnya file data.

Lain halnya dengan database server, pada saat sebuah komputer yang merupakan database server mengalami crash, hang atau reboot kemungkinan besar hal yang tejadi hanyalah semua koneksi ke database server akan terputus sampai database server berjalan kembali.

Walaupun demikian, kemungkinan hilangnya atau rusaknya data akan selalu ada. Untuk itu, proses backup data merupakan hal yang wajib dilakukan.

Database server memfasilitasi proses backup data dengan cara yang lebih flexible dibandingkan file-based database. Backup data pada database server dapat dilakukan dengan menerapkan penjadwalan, misalnya secara otomatis dilakukan setiap hari jam 10 malam. Media backup juga dapat dipilih mulai dari harddisk sampai ke Tape Backup. Selain itu, file backup bisa ditempatkan pada komputer yang ada di tempat lain.

d. Performance
Database server didesain dan dioptimasi untuk melayani permintaan dari banyak user dan tidak terpengaruh dengan besarnya data yang telah ada. Lalu lintas data pada jaringan jauh lebih rendah dibandingkan file-based desktop.

e. Features
Selain dari semua hal yang telah dikemukakan di atas, database server mempunyai banyak fitur – fitur tambahan seperti Stored procedures, Triggers, Scheduled execution, Transaction dan lain – lain.

Penggunaan Transaction
Transaction adalah sebuah cara standard yang diterapkan pada pengolahan data dimana sebuah rangkaian pekerjaan harus diselesaikan secara menyeluruh sebelum data tersebut disimpan secara permanen. Bilamana satu atau lebih dari rangkaian pekerjaan tersebut gagal, maka proses yang sedang berlangsung akan dianggap batal secara keseluruhan.
Ilustrasi pentingnya penggunaan Transaction dapat ditemui dalam proses jual beli yang dilakukan sehari – hari. Pada saat penjualan terjadi, penjual menerima uang sebagai pembayaran dari customer dan ia akan memberikan barang yang dibeli oleh customer.

Dalam proses jual beli ini, ada beberapa hal yang terjadi, yaitu:

1. Penjual menerima uang dari customer dan menyimpannya,
2. Penjual mengurangi stock dari tokonya untuk diberikan kepada customer.

Kedua langkah diatas harus dipenuhi secara keseluruhan untuk memenuhi proses jual beli yang ada. Proses ini tidak dapat terjadi apabila penjual hanya menerima uang dari customer tetapi ia tidak memberikan barang sebagai gantinya. Sebaliknya, customer tidak dapat menerima barang dari penjual tanpa melakukan pembayaran.

Pada level system, kepastian akan dijalankannya keseluruhan langkah dalam sebuah proses, misalnya jual beli, dilakukan dengan cara menerapkan Transaction. Kemungkinan terpotongnya langkah karena faktor eksternal seperti mati lampu, kegagalan komunikasi jaringan, dan lain – lain, diamankan dengan Transaction. Bilamana ada gangguan pada saat kegiatan bisnis sedang berlangsung, misalnya penjual sedang melakukan input penjualan, tiba – tiba listrik padam, maka proses yang sedang terjadi dan belum selesai tersebut akan secara otomatis dibatalkan.

Hal ini menjamin tidak adanya kesalahan seperti adanya catatan uang yang telah diterima sedangkan jumlah stock tidak berkurang. Selain di retail system, penerapan Transaction biasa dilakukan pada proses-proses yang berhubungan dengan keuangan pada perbankan.

Smart Network Connection Recovery
Dalam jaringan komputer sering terjadi gangguan masalah koneksi antara server dengan workstation. Hal ini akan mengganggu aplikasi yang berjalan di atas LAN. Easy pos Manager dilengkapi dengan fasilitas Smart Network Connection Recovery yang apabila terjadi gangguan koneksi pada jaringan komputer kinerja Easy pos Manager tidak terganggu karena Easy pos Manager secara otomatis melakukan connection recovery dan akan memberitahu bila recovery gagal dilakukan. Bila hal ini terjadi maka yang harus dilakukan adalah pemeriksaan pada level jaringan.
Multiuser ready
Dapat digunakan dalam waktu bersamaan dan sangat tepat diimplementasikan dalam sebuah industri retail yang memiliki lebih dari satu kasir, untuk mempercepat pelayanan kepada customer. Setiap user mempunyai record atas transaksi yang terpisah dari user lainnya.

Operator Leveling
Disiapkan level bertingkat untuk operator dengan pembatasan wewenang yang dapat diatur dengan mudah.

Penanganan Berbagai macam Transaksi, Retur, Tukar Barang, Pendapatan dan Biaya
Transaksi yang ditangani oleh Easy pos Manager adalah transaksi:
- Pembelian
- Penjualan
- Mutasi barang antar lokasi
- Prive atau pemakaian barang
- Retur Pembelian
- Retur Penjualan
- Tukar Barang
- Pendapatan dan
- Biaya.

Hutang (Account Payable) / Piutang (Account Receivable)
Pencatatan secara otomatis hutang dan piutang dari transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi. Hutang dan piutang dikelompokkan menurut transaksi, supplier atau customernya. Disediakan fasilitas pembayaran hutang dan piutang secara partial maupun keseluruhan.

Pelaporan Transaksi dan Laporan Rugi Laba Bersih
Semua history yang berkenaan dengan transaksi yang telah terjadi dapat dilacak balik menurut nomor, tanggal, jumlah, operator dan lain – lain, sehingga bila terjadi kesalahan atau audit, data yang berkaitan dengan transaksi yang bersangkutan dapat dengan mudah diperoleh.
Terdapat banyak history dan laporan yang dapat digunakan untuk mendukung keputusan strategis seperti laporan Fast Moving Stock, Sisa Stock Menurut Supplier, Transaksi Per Item dan lain – lain.

Laporan keuangan meliputi laporan Rugi Laba Bersih secara harian, bulanan dan tahunan. Data disajikan secara real time, perubahan data setiap detiknya dapat dilihat oleh management pada saat itu juga.

Metode First In First Out
Penghitungan transaksi yang dipakai dalam aplikasi Easy pos Manager ini adalah metode FIFO (First in first out) dengan system Perpetual.

Multi Location
Lokasi digunakan untuk pengaturan beberapa cabang perusahaan yang memiliki transaksi dan stocknya sendiri – sendiri secara terpisah maupun terintegrasi. Pengaturan integrasi data untuk multilokasi ini dapat dilakukan dengan cara realtime dan non realtime.multiloc1

Integrasi realtime mempunyai kelebihan integritas data terjamin setiap saat. Kebutuhan untuk integrasi realtime adalah permanent internet connection atau LAN.

multiloc2

Integrasi non realtime dilakukan bila permanent internet connection atau LAN tidak dimiliki. Integrasi dengan tipe ini dilakukan per interval waktu tertentu dengan cara pengiriman data via dial up ataupun melalui kurir. Untuk pengiriman data via dial up memerlukan temporary storage di internet.

Data Transporter
Fasilitas untuk distribusi data dari cabang ke pusat atau sebaliknya pada perusahaan yang mempunyai beberapa cabang. Terdapat dua fasilitas dalam Data Transport yaitu Transport Data dan Restore Data. Transport Data digunakan untuk mengambil data dan Restore Data digunakan untuk memasukkan data hasil dari Transport Data.

transporter

  • Harga Jual Bertingkat
    Fasiltas harga jual bertingkat dimana satu stock bisa mempunyai beberapa harga. Sangat tepat diimplementasikan pada sistem grosir. Contoh beli 3 harga 10.000, beli 6 harga 7.500 dan sebagainya.
  • Time Discount
    Fasilitas ini digunakan untuk mengatur paket discount pada hari tertentu, tanggal tertentu ataupun jam tertentu. Contoh discount 10% setiap tanggal 20 mulai jam 12.00 sampai dengan jam 13.00.
  • Konversi Data Stock
    Fasilitas untuk mengkonversi data stock apabila pengguna sudah mempunyai data stock dari program lama yang telah ada sebelumnya. Data yang dapat dikonversi adalah data yang berbasis MS SQL, Access, Paradox, Foxpro dan dBase.
  • POS Ready
    Mesin Pos adalah komputer yang dirancang khusus untuk mendukung proses industri retail. Mesin POS saat ini telah digunakan untuk menggantikan Cash Register. Fasilitas yang ada dalam mesin POS ini diantaranya Barcode Scanner, Customer Display dan Cash Drawer.

    “Easy Pos Manager telah diujicobakan pada mesin POS Wincor Nixdorf Beetle, TEC dan IBM”.

  • Barcode Scanner & Barcode Printer
    Mendukung penggunaan Barcode Scanner untuk input item pembelian ataupun penjualan sehingga tidak perlu lagi memasukkan nama barang ataupun kode barang. Barcode Scanner yang telah diujicobakan adalah PSC dan Datatrack. Juga tersedia fasilitas untuk mencetak barcode sesuai dengan stock yang telah ada di database baik dengan barcode printer maupun printer biasa.
  • Customer Display
    Customer display adalah fasilitas mesin POS yang menampilkan informasi data transaksi untuk kepentingan customer.
  • Cash Drawer
    Cash Drawer juga merupakan fasilitas mesin POS yang berfungsi untuk menampung uang transaksi. Cash drawer hanya bisa terbuka ketika terjadi transaksi.
  • Costumizable Header & footer
    Header dan footer yang akan dicetak dalam setiap faktur dapat diatur dengan mudah dan seduah dikategorikan menurut jenis transaksi.
  • 3 Pre-Design Printing Layout
    Tiga pilihan layout (Small, Medium dan Big) disediakan untuk tipe printer dan kebutuhan faktur yang berbeda.
  • 5.000 Pre-Installed Item Stock
    Include dengan 5000 item stock untuk minimarket. Pengguna hanya tinggal melakukan penyesusaian pada kode barang atau harga tanpa harus input data.
  • Skin dan Walppaper
    Disediakan fasilitas Skin dan wallpaper untuk melakukan customisasi tampilan program dengan mudah. Secara default, Retail Manager menyediakan 5 skin bawaan yang dapat dipilih.

Popularity: 18% [?]